為規(guī)范宜春市民政局各類會議的組織管理，提升會議效率和服務質量，特制定本細則，涵蓋會前準備、會中服務及會后總結全流程。
一、會前準備
- 會議申請與審批：各部門需至少提前3個工作日提交《會議申請表》，經(jīng)局辦公室審批后統(tǒng)一安排。
- 場地布置：根據(jù)會議類型（如黨組會、專題研討會、接待會）配置會議室，確保桌椅擺放、音響設備、投影儀等符合需求。
- 材料準備：會議通知、議程、相關文件應提前1個工作日分發(fā)至參會人員，涉密材料須專人管理。
二、會中服務
- 簽到引導：設置簽到臺，安排工作人員引導參會人員入場，重要會議需核對身份信息。
- 設備保障：會議期間專人值守，確保音響、投影、網(wǎng)絡等設備正常運行，突發(fā)故障需5分鐘內(nèi)響應。
- 記錄與協(xié)調(diào)：指定記錄員做好會議紀要，協(xié)調(diào)茶歇、餐飲等后勤服務，保障會議有序進行。
三、會后總結
- 材料歸檔：會議紀要、簽到表、決議文件等應在結束后2個工作日內(nèi)整理歸檔，涉密資料按保密規(guī)定處理。
- 設施復位：檢查會議室設備，及時關閉電源、清理場地，確保下次會議正常使用。
- 反饋改進：通過問卷調(diào)查或部門回訪收集意見，每季度形成服務改進報告，持續(xù)優(yōu)化會議服務質量。
本制度自發(fā)布之日起實施，各科室需嚴格遵循，共同推進民政局會議服務工作標準化、高效化。
